Face à la numérisation de l’environnement de travail, les entreprises adoptent de plus en plus de nouveaux usages à l’égard des technologies d’information et de communication. Dématérialisation des déclarations fiscales, des factures, des échanges avec ses clients, ses fournisseurs, nombreuses sont aujourd’hui les entreprises françaises, de toutes typologies et de tous secteurs, à avoir amorcé le virage vers le « tout numérique ». Des mesures ont d’ailleurs été prises par les pouvoirs publics afin de mettre en place la dématérialisation au sein des entreprises en France.
Comment accompagner de manière efficace les entreprises vers ce changement ?
Face à l’évolution des technologies, et des usages, il s’avère impératif d’assurer un accompagnement sur-mesure auprès des équipes de l’entreprise, afin que l’enjeu et les bénéfices de la dématérialisation soient appréhendés au mieux par l’ensemble des collaborateurs. La recherche de l’équipement le plus adapté peut également avoir son importance.
Anticiper la résistance au changement et accompagner vers de nouveaux usages
Les nouveaux usages et la dématérialisation au sein des entreprises constituent un défi qui s’avèrera payant pour la productivité globale des collaborateurs. Les salariés pourront notamment constater un gain en productivité (30% évalué par l’Etat), grâce à la réduction du temps consacré à la manipulation du papier. Les bénéfices pour l’entreprise seront multiples avec à la fois une réduction significative des frais de fonctionnement (selon la source markess et GS1 toute la chaîne de traitement d’une facture passe de 14 € format papier à moins d’un euro au format électronique), un gain en temps au bénéfice de la relation clients et fournisseurs, la diminution des délais de paiement et une meilleure traçabilité des documents.
Pour quelles solutions opter ?
Des offres de divers constructeurs sont disponibles sur le marché français pour répondre aux besoins de numérisation, tels que les multifonctions ou les scanners intégrés dans des solutions de Gestion Electronique de Documents (GED), permettant de classer, de stocker et d’accéder aux documents de l’entreprise via une interface numérique.
Conscient des enjeux portés par la transformation digitale, Brother a tout récemment lancé deux nouveaux scanners ADS-2200 et ADS-2700W afin de permettre aux entreprises de trouver un équilibre entre coûts et efficacité.
Afin d’automatiser les processus de traitement des documents numérisés et d’augmenter l’efficacité des collaborateurs, Brother a mis en place la fonction « numérisation en zéro touche ». Cette fonction permet à L’ADS-2700W de détecter seul l’ajout d’un document et de lancer de lui-même la numérisation, puis l’envoi vers une destination prédéfinie. Cette fonctionnalité permet en outre de limiter le risque d’erreurs humaines liées au stockage des documents au sein des entreprises.
Nicolas Cintré, Directeur Adjoint Marketing et Communication chez Brother France précise :
« Faciles à utiliser, rapides, polyvalents et prenant en charge de nombreux types de documents, ces deux nouveaux scanners bureautiques représentent des solutions idéales pour les clients les plus exigeants. »
Les aspects humains, techniques, matériels doivent simultanément être pris en compte pour assurer sereinement le passage de son entreprise vers la dématérialisation. Les bénéfices peuvent être nombreux pour l’entreprise à condition d’éliminer les différents freins liés à ce changement. Une mise en place progressive, l’explication des enjeux pour les équipes et un accompagnement technologique sont des facteurs essentiels pour aborder correctement ce virage vers le « tout numérique ». Pour plus d’informations voici une vidéo de Brother sur le Scanner de documents connecté ADS-2700W :
